R
yzyko projektu może wynikać z czynników wewnętrznych lub zewnętrznych. Mogą być wynikiem działania lub zaniechania człowieka, błędu technologicznego lub ingerencji, klęsk żywiołowych, zmian zgodności lub wszelkich zmian środowiskowych. Jeśli masz dobrze przygotowany plan, masz większą szansę uniknięcia katastrofy lub przynajmniej uczynienia jej mniej bolesnym.
Zobacz także: Analiza Ryzyka – DPIA
Co to jest plan zarządzania ryzykiem?
Plan zarządzania ryzykiem to dokument przygotowany przez kierownika projektu w celu zidentyfikowania, udokumentowania i ustalenia priorytetów wszystkich możliwych ryzyk. Wskazuje również, jak radzić sobie z danym ryzykiem, jeśli ono wystąpi. Najlepszym sposobem oceny ryzyka podczas budowania planu jest zastosowanie matrycy ryzyka.
Kiedy należy stworzyć plan zarządzania ryzykiem?
Ścisłe monitorowanie i zarządzanie ryzykiem może być w najlepszym przypadku stresujące 🙂 Tak więc, aby być skutecznym w roli menedżera projektu lub menedżera ryzyka, musisz zidentyfikować i rozpocząć zarządzanie potencjalnym ryzykiem od pierwszego dnia.
Kierownicy projektów powinni zacząć identyfikować wszelkie potencjalne zagrożenia na etapie planowania projektu. Wykorzystując matrycę oceny ryzyka do udokumentowania potencjalnych ryzyk, kierownik projektu i jego zespół udokumentują wszystkie ryzyka, które mogą pojawić się w całym projekcie, oraz zidentyfikują potencjalne szkody i częstotliwość każdego z nich. Kryptos72 – program do RODO, to również narzędzie do kompleksowego zarządzania ryzykiem – to dedykowane oprogramowanie wspomagające proces zarządzania bezpieczeństwem i umożliwiające, dodanie wielu metod analizy ryzyka.
Dwa czynniki do rozważenia: Ryzyko i zmiana
Oceniając ryzyko i identyfikując wszystkie możliwe strategie, należy brać pod uwagę nie tylko rodzaje ryzyka, ale także to, czy zmiana ma duży wpływ na zarządzanie ryzykiem. Tych dwóch czynników nie należy lekceważyć.
1. Rodzaje ryzyka
Znaczenie planowania tych ryzyk jest jednym z najważniejszych działań, ponieważ ryzyko może być wielopłaszczyznowe. Obecnie organizacje prowadzą działalność w środowisku ciągłych zmian, które zwykle komplikują pracę nad projektem i codzienne operacje. W rezultacie organizacje są narażone na ryzyko wielopoziomowe, a także na poziomie organizacyjnym, przy czym zdarza się i tak, że dane ryzyka występują w jednym czasie. Tim Creasey z Prosci podzielił ryzyko źle zarządzanych zmian w następujący sposób:
Ryzyko na poziomie projektu
• Aktywny lub pasywny opór;
• Projekty wstrzymane;
• Niedostępne zasoby;
• Nieoczekiwane i nagłe przeszkody;
• Niezrealizowane wyniki;
• Opuszczone projekty;
Ryzyko na poziomie organizacji
• Wpływ na klientów;
• Wpływ na dostawców;
• Spadające morale;
• Dziedzictwo nieudanych zmian;
• Stres, splątanie i zmęczenie;
Późne wykrywanie i zarządzanie ryzykiem może znacznie kosztować organizacje z powodu nieosiągnięcia celów, złej jakości, przekroczenia budżetu i nieudanych projektów.
2. Zarządzanie zmianą
Zmiana to sposób uczynienia zarządzania ryzykiem dynamicznym celem. Jednym z bardziej pomijanych czynników w zarządzaniu ryzykiem jest stale zmieniające się otoczenie. Aby być skutecznym, zarządzanie ryzykiem musi być ciągłym zadaniem monitorowania wewnętrznego i zewnętrznego środowiska organizacji i projektu oraz ponownej oceny potencjalnych ryzyk i strategii.
Po określeniu rodzajów ryzyka i czynników zmian podczas opracowywania strategii potencjalne koszty dla projektu i organizacji zostają radykalnie zmniejszone. Może to dać Tobie i Twojemu zespołowi większą szansę na osiągnięcie wyników, których oczekują Twoi klienci, bez względu na to, co się pojawi.