Co daje prowadzenie rejestru szkoleń?

W

każdej organizacji szkolenia są nieodzowną częścią rozwoju oraz budowania wiedzy i świadomości. Rejestr szkoleń – w jednych bierzemy udział bezpłatnie, drugie mają charakter prenumeraty tj. samodoskonalenia, a jeszcze inne są klasycznymi kursami stacjonarnymi lub wyjazdowymi, w których bierzemy udział.

W zależności od struktury naszej organizacji, poszczególne działy mogą dysponować własnym budżetem celowym, na omawiane szkolenia. W takim wypadku, dział HR może już nie mieć informacji o ukończonych szkoleniach, przez konkretnego pracownika.

By zapewnić rozliczalność dla procesu szkoleń, warto prowadzić rejestr, do którego wprowadzimy podstawowe informacje o szkoleniach, które się odbyły. To również doskonała forma wykazania zaangażowania kierownictwa oraz poszczególnych pracowników w rozwój wiedzy nie tylko nt. bezpieczeństwa informacji, w tym ochrony danych osobowych. RODO dla ekspertów.

Jakie informacje wprowadzamy do rejestru?

Wszystko zależy od specyfiki organizacji i naszych konkretnych wymagań oraz celów, jakie chcemy spełnić. Bezwzględnie użytecznymi informacjami są: nazwa szkolenia, data, forma szkolenia oraz opis uczestników.

W systemie Kryptos72, istnieje możliwość wskazania konkretnych grup ze struktury organizacyjnej, które brały udział w szkoleniu. Jeśli szkolenie, w którym uczestniczyli pracownicy należało do kluczowych, system umożliwia nam wybór uczestników z rejestru zasobów ludzkich. Na tej podstawie, system buduje informacje nt. odbytych szkoleń przez konkretne osoby z naszej organizacji.

Jednym z obowiązków inspektora ochrony danych zgodnie z RODO jest monitorowanie przestrzegania jego przepisów. Ma się to odbywać m.in. poprzez szkolenie osób.

Rejestr szkoleń – własne szkolenia

Warto w tym miejscu wspomnieć o powiązanym module tj. szkolenia elearningowe w ramach platformy Kryptos72. Oczywiście w ramach dostępu do systemu, możemy skorzystać z bazy bezpłatnych szkoleń, jak również dodać własne szkolenia, a nawet egzamin.

Kiedy ma to sens? Posiadamy wewnętrzne materiały edukacyjne lub otrzymaliśmy np. prezentacje lub ebooka, od prowadzącego szkolenie, na którym był nasz pracownik. System pozwala na import prezentacji, zdjęć i filmów, czyli wygenerować własne szkolenie. Tak jak wspomniałem wcześniej, mamy również możliwość przygotowania egzaminu np. z odpowiedziami wielokrotnego wyboru. By to zrobić, wystarczy zaimportować plik .xls z bazą pytań i odpowiedzi np. w ramach szkolenia RODO.

Następnie wysyłamy zadanie, a system powiadomi użytkowników, których wybraliśmy. Po zapoznaniu się z materiałami, program do RODO Kyptos72, automatycznie uruchomi egzamin – to tzw. poświadczenie kompetencji. Mamy wiedzę, nie tylko o tym, że ktoś poznał część materiału, ale zbieramy dowód, że nabył konkretne umiejętności. Nagrodą dla użytkownika, który przeszedł szkolenie jest indywidualny i personalny certyfikat ukończenia kursu.