Czym się różni rejestr osób, od rejestru użytkowników?

Coś więcej o dedykowanym narzędziu do wdrożenia RODO. Poniżej przekonasz się o różnicy pomiędzy pracownikiem, a użytkownikiem.

by Szkolenie RODO
4 lata ago

Rejestr osób vs rejestr użytkowników

Definicja użytkownika = osoba, która posiada płatne konto w aplikacji do RODO Kryptos72, umożliwiające zalogowanie do programu i z niej aktywne korzystanie. (tzw. rejestr użytkowników).
Definicja osoby = pracownik, stażysta, upoważniony lub dowolna inna osoba, którą chcemy wprowadzić do rejestru Zasobów Ludzkich systemu zarządzania bezpieczeństwem (w tym ochroną danych osobowych tzw. rejestr osób).

Czyli, np. dla osób wystawiamy upoważnienia i ten rejestr najczęściej odpowiada rejestrowi osób upoważnionych, zaś użytkownicy to osoby, którym aktywowaliśmy dostęp do Kryptos72 np. w celu realizacji szkolenia online, umożliwienia zgłaszania incydentów, dostępu do aktualnych dokumentów oraz do zadań z możliwością złożenia e-podpisu. Chciałbyś poznać wszystkie możliwości narzędzia do RODO? Zapisz się na darmowy webinar o programie RODO.

Jak dodać pracownika?

Wystarczy wybrać w lewym menu zakładkę Osoby, a następnie Zasoby ludzkie. Następnie korzystając z podstawowych funkcjonalności dostępnych dla każdego rejestru, dodajemy nowy wpis. To wszystko.

Wypróbuj dodać pracownika, użytkownika, przypisać osoby, zresetować hasło, a także przypisać im uprawnienia – aktywuj TRIAL i zrób to sam.

Jak zaimportować listę pracowników?

Przygotuj plik w formacie .xlsx (jest to rozszerzenie arkusza kalkulacyjnego np. Microsoft Excel). Następnie zaloguj się do systemu na konto, które ma uprawnienia do dodawania pracowników. Wtedy otwórz adres https://IdentyfikatorTwojegoSystemu.kryptos72.com/csvimport lub przejdź do odpowiedniego rejestru i kliknij na przycisk „IMPORT”, znajdujący się nad tabelą. W kolejnym kroku wybierz przygotowany wcześniej plik i określ rejestr, do którego chcesz zaimportować wpisy np. „Pracownicy” tj. Zasoby Ludzkie. W ostatniej czynności system pozwala dopasować kolumny do pól w systemie Kryptos72 – to tzw. mapowanie. By oszczędzić Twój czas, program do RODO, pobierze tytuły kolumn i jeśli pokrywają się z nazwami pól, to spróbuje je przypisać automatycznie. Zatwierdź operacje. Gratulujemy zaimportowania wpisów ?

Ciekawostka: Funkcję importu możesz wykorzystać dla dowolnego innego rejestru w systemie. Równie dobrze możesz importować czynności przetwarzania, zasoby, podstawy prawne itd. By to zrobić, analogicznie, jak powyżej wykonaj wszystkie kroki, jedyna zmiana to wybór odpowiedniego rejestru docelowego.

Jak dodać użytkownika?

Przejdź do zakładki Osoby, a następnie do Rejestru Użytkowników. Kliknij „Dodaj”, a zobaczysz formularz aktywowania dodatkowego konta w systemie Kryptos72. Wprowadź podstawowe dane, czyli: imię, nazwisko, adres e-mail oraz wprowadź opcjonalnie e-mail do powiadomień oraz numer telefonu – umożliwi to wysyłanie powiadomień do pracownika np. o dostępnym nowym szkoleniu lub monit lub o przeterminowanym zadaniu. Wybierz Typ Konta dla nowego użytkownika, jeśli chcesz możesz również przypisać pracownika. Potwierdź operację dodania nowego użytkownika. Gratulujemy rejestr użytkowników gotowy!

Przypisanie pracownika

W Kryptos72, by utworzyć aktywne konto dla pracownika, należy mieć konto użytkownika oraz dodanego pracownika w Zasobach Ludzkich. Dzięki temu, system umożliwi popisywanie dokumentów i zbieranie dowodów. Wtedy w oknie edycji użytkownika, można zaznaczyć, który z pracowników ma być przypisany do tego konta. W danym momencie, tylko jedno konto użytkownika, może być połączone tylko z jednym kontem pracownika. Dzięki takiemu przypisaniu system będzie identyfikował np. wykonane zadania, złożone podpisy przez konkretnego Pracownika.

Ciekawostka. Wiele systemów ma problem, jeśli pracownik zmienia nazwisko. W systemie Kryptos72, wystarczy edytować nazwisko (system zapisze zmianę w historii) oraz automatycznie uaktualni, dane, jakimi będzie posługiwał się pracownik, korzystając z konta. Program nigdy nie ingeruje w archiwalne dokumenty, gwarantując rozliczalność RODO.

Reset hasła, czyli w jaki sposób przekazać dostęp dla nowego użytkownika do systemu?

Administrator ma dwie możliwości przekazania dostępu do systemu dla dodanego użytkownika. Opcja pierwsza, umożliwia wygenerowanie dokumentu aktywacyjnego z jednorazowym hasłem, by wydrukować i przekazać pracownikowi. Analogicznie, jak pakiet aktywacyjny, który otrzymujemy np. w banku. Druga możliwość, jest znacznie prostsza i szybsza. Po zatwierdzeniu, dane dostępowe zostaną wysłane na email, w podanym w formularzu dodawania użytkownika. Po pierwszym zalogowaniu, system zawsze wymusza zmianę hasła. By skorzystać z tej funkcji, przejdź do listy użytkowników i wybierz z prawej kolumny „Operacje” ikonę gwiazdki, oznaczoną jako generowanie hasła. W ten sam sposób, możesz zresetować hasło dla pracownika, który go zapomni.

Ciekawostka. Możesz zaznaczyć wiele osób i kliknąć na ikonę kłódki pod tabelą. Wtedy system przygotuje pakiety aktywacyjne dla wielu pracowników. Będziesz mógł pobrać zbiorczy plik PDF, żeby wydrukować. Zobacz, jak sytuacja wygląda na żywo! Zarejestruj darmowy dostęp do programu do RODO.

Dostępny limit kont

Myślę, że już wiesz, czym różni się rejestr osób od rejestru użytkowników. Po prawej stronie możesz zobaczyć, ile kont danego typu obecnie używasz i na jaką pozwala konkretny limit. Jeśli chcesz zwiększyć limit, przejdź do kryptos72.com/sklep określ ilość, a następnie wykup wyższy pakiet. Jeśli szukasz więcej informacji nt. dostępnych limitów, na naszym blogu znajdziesz wyczerpujący materiał nt. cennika programu do RODO Kryptos72.

Podsumowanie