O czym przypomina Kryptos72?

P

owiadomienia to nieodzowny dodatek dla każdego efektywnego systemu informatycznego. By uzupełnić kompleksowość programu do RODO, poświęciliśmy wiele czasu na implementację mechanizmu powiadomień.

Administracyjne

Pierwszy rodzaj powiadomień to te, które adresowane są do administratora systemu. Dotyczą spraw technicznych, organizacyjnych, ale również merytorycznych np. w momencie, gdy wydarzyło się
na świecie coś wyjątkowego, co może mieć wpływ na wdrożenie RODO u Klienta. Również w formie powiadomień, administrator systemu, otrzyma informację o zbliżającym się końcu licencji lub
o najnowszej aktualizacji.

Dla użytkowników

Przede wszystkim Kryptos72 powiadamia użytkowników o czekających na nich zadaniach, w tym szkoleniach oraz dokumentach, z którymi należy się zapoznać lub np. by odebrać wydane dla pracownika upoważnienie. Istnieją jednak stanowiska w firmie, które oczekują dodatkowych powiadomień np. o rozwiązaniu umowy z pracownikiem, o czekającym wniosku dot. nadania uprawnień lub o zgłoszonym incydencie.

Kryptos72, jako kompleksowe narzędzie do RODO, które również służy do kompleksowego zarządzania bezpieczeństwem informacji, obsługuje w zakresie powiadomień, wszystkie wymienione przypadki.

Zaawansowane formy powiadomień w Kryptos72. Informacje dla pracowników, wydziałów oraz zarządu, w postaci e-maili oraz SMS. Wybór należy do Ciebie.

Email czy SMS?

W spełnieniu obowiązków RODO pomagają bez dwóch zdań powiadomienia. Najskuteczniejsze
są zdecydowanie notyfikacje SMS, jednak potrzeba albo dobrej woli pracowników, którzy wyrażą zgodę na przesyłanie powiadomień na numery prywatne albo zapewnienia telefonów służbowych dla wszystkich pracowników. SMS jest również bardzo wygodną formą potwierdzenia składania epodpisów.

Jesteśmy przyzwyczajeni do kodów jednorazowych, wysyłanych przez banki. Prym wiodą jednak powiadomienia email, które na dobre zagościły w nawykach użytkowników, do tego stopnia, że jeśli pracownik nie otrzyma powiadomienia to raczej sam z własnej woli nie zaloguje się do systemu.

Od 2017 roku, również komunikaty Push

Analogicznie, jak email i sms, działają powiadomienia typu Push. Są to notyfikacje w ramach przeglądarki internetowej. Nie trzeba instalować żadnego dodatkowego oprogramowania, wystarczy najnowsza wersja jednej z najpopularniejszych przeglądarek internetowych.

Dzięki temu, otrzymamy przypomnienie bezpośrednio w ramach komunikatu, widocznego na naszym pulpicie. Jeden z naszych Klientów, kilka lat temu wprowadził zakaz korzystania z komunikatorów internetowych i społecznościowych, pozwalając jedynie na kontakt w ramach przesyłania wewnętrznych wiadomości poprzez platformę Kryptos72. By działało to efektywnie, wzbogaciliśmy powiadomienia właśnie tzw. formą PUSH. Poznaj dedykowaną pomoc Kryptos72.

„Idzie gość, schowaj kanapki!”

Dla jednego z Klientów, przygotowaliśmy indywidualną integrację Kryptos72 z bramkami dostępu Roger. Ochrona wprowadza dane gościa do systemu Kryptos72 oraz zaznacza do kogo udaje się osoba. System wyświetla powiadomienie typu „push” na komputerze pracownika, do którego kierował się gość. Klient poprosił o żartobliwy komunikat: „Idzie gość. Schowaj kanapki”, z adnotacją o powodzie wizyty i danymi gościa. Na tej podstawie, pracownik mógł przygotować np. obiecany raport, a jak tylko Klient, wchodził do biura, to czekała na niego kawa oraz raport. Prawda, że fajnie? ?

Przykłady powiadomień:

• Potwierdzenie zapoznania z polityką bezpieczeństwa
• Potwierdzenie zapoznania z instrukcją zarządzania systemem informatycznym
• Potwierdzenie zapoznania z regulaminem
• Potwierdzenie zapoznania z klauzulą informacyjną
• Potwierdzenie przejścia szkolenia RODO
• Potwierdzenie egzaminu RODO
• Przypomnienie o terminie zadania
• Powiadomienie o rozwiązaniu umowy z pracownikiem
• Powiadomienie o wygasającym upoważnieniu
• Powiadomienie o przemijającym okresie retencji, dla konkretnego zasobu informacji