Cześć! Dzisiaj zaprezentuje szereg zagadek, które były po dzień dzisiejszy zmorą osób decyzyjnych. Postępuj zgodnie z wymaganiami prawnymi z zakresu ochrony danych osobowych! Najczęstsze pytania, z serii RODO dla pracodawców z konkretnymi odpowiedziami prezentujemy poniżej. Poniżej Poradnik RODO wobec pracodawcy.
19 pytań i odpowiedzi ekspertów. Poradnik RODO
Czy pracodawca, biorąc pod uwagę przepisy o ochronie danych, ma prawo podczas obecności innych pracowników wręczyć osobie zatrudnionej wypowiedzenie umowy, bądź nałożyć karę porządkową?
Nie. Pracodawca nie może udostępniać danych pracownika osobom przypadkowym. Zakres obowiązków nie uzasadnia dostępu do danych innych pracowników. Udostępnienie informacji o karze porządkowej osobom nieupoważnionym stanowi naruszenie dóbr osobistych zatrudnionego i w naszej ocenie incydent RODO po stronie pracodawcy.
Czy pracodawca może wykorzystać zdjęcie pracownika, bez jego zgody?
Nie, ponieważ, co do zasady legalnego wykorzystywania przez pracodawcę wizerunku pracownika, jest potrzebna jego zgoda, chyba, że w wyjątkowych sytuacjach dopuszczają takie działanie inne przepisy np. dotyczące służb, w kontekście zdjęcia w legitymacji.
Czy możliwe jest żądanie od pracownika przedłożenia rocznego zeznania podatkowego (PIT), na potrzeby Zakładu Funduszu Świadczeń Socjalnych?
Tak, ale tylko i wyłącznie wtedy, gdy pracodawca ujmie całą sytuację w regulaminie pracy.
Czy pracodawca odpowiada za to, czy jego pracownik ujawnił informacje o osobie starającej się o pracę?
Tak, gdyż, jako administrator danych ma obowiązek zadbania o to, aby dane osobowe były odpowiednio zabezpieczone. Pod 25 maja 2018, Urząd Ochrony Danych Osobowych może zastosować wniosek o zwolnienie dyscyplinarne pracownika, wskutek bezpośrednich naruszeń, spowodowanych przez tego pracownika.
Czy zamieszczanie służbowych adresów e-mail pracowników na stronie internetowej, jest zgodne z przepisami prawa?
Tak, umieszczanie służbowych adresów e-maili pracowników na stronie internetowej pracodawcy jest zgodne z przepisami prawa, które dotyczą ochrony danych osobowych. Konta służbowe są własnością pracodawcy. Zalecamy jednak utworzyć dostępną dla pracowników procedurę, która szczegółowo określa sposób korzystania z poczty email.
Czy pracodawca może żądać informacji o przynależności partyjnej?
Nie, ponieważ nie zezwalają na to przepisy prawa, które nie przewidują gromadzenia przez pracodawcę informacji o przynależności partyjnej kandydata do pracy. Istnieją przypadki, dotyczące np. lustracji, jednak nie mają one zastosowania do zwykłego przedsiębiorcy, lecz wynikają z przepisów szczegółowych.
Czy pracodawca musi mieć kontrolę nad pracownikami dopuszczonymi do przetwarzania danych osobowych?
Tak, ponieważ pracodawca, jak każdy inny administrator danych osobowych (ADO) musi sprawować taką kontrolę. RODO nie określa wprost, jak to realizować. Ostateczną decyzję podejmuje Pracodawca, który realizując zasady RODO, wprowadza konkretne zapisy i kontroluje ich przestrzeganie.
Postaramy się publikować odpowiedzi na pytania, które spływają obecnie w najbliższym czasie.. Tym razem prezentujemy poradnik ekspertów, w kwestii pracodawcy, a RODO. Zobacz, na co zwrócić uwagę. Zapraszamy do tekstu, jak zbierać dowody na realizację RODO w multiagencjach.
Ciąg dalszy pytań RODO
Czy pracodawca może skanować linie papilarne pracowników, w celu rejestracji godzin przyjścia i wyjścia z zakładu pracy?
Nie, ponieważ nie ma do tego prawa. Sytuacja jest niedopuszczalna nawet za zgodą pracownika. Istnieją jednak przesłanki ku temu, by takie przetwarzanie było zgodne z prawem. Jeśli jesteś zainteresowany skontaktuj się z Nami.
Czy pracodawca zlecający podmiotowi zewnętrznemu obsługę księgową, jest zobowiązany do podpisania umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych?
Tak, ponieważ powyższy obowiązek wynika z RODO, a prowadzenie dokumentacji księgowej wiąże się nierozerwalnie z przetwarzaniem danych osobowych pracowników w imieniu administratora.
Czy przetwarzanie przez pracodawcę danych dotyczących nazwiska rodowego matki lub ojca pracownika jest zgodne z prawem?
Nie, ponieważ w świetle przepisów prawa owe dane wykraczają poza zakres informacji niezbędnie wymaganych od pracownika. Ciężko jednak wyobrazić sobie sytuację, by za tego typu przetwarzanie została nałożona ogromna kara.
Czy dział kadr może przekazać akta osobowe pracownika innej zatrudnionej osobie?
Tak, w sytuacji, gdy jest to niezbędne do prawidłowego wykonywania obowiązków służbowych. Pracodawca udostępniając akta personalne innej osoby u niego zatrudnionej, będzie zobligowany do nadania administratorowi danych upoważnienie do przetwarzania danych osobowych.
Czy podmiot mający siedzibę w Polsce, który przeprowadza rekrutację pracowników z innych państw należących do Europejskiego Obszaru Gospodarczego, musi wypełniać dodatkowo każde „lokalne” prawo z poszczególnych tych krajów?
Nie, przetwarzanie danych osobowych na obszarze państw należących do państw Europejskiego Obszaru Gospodarczego oznacza, że przepływ danych jest traktowany tak samo jakby odbywało się na terytorium Polski/Europy.
Czy pracownik ma prawo wglądu w swoją dokumentację, prowadzącą przez byłego pracodawcę?
Tak, każdy administrator danych – w tym określonym przypadku jest nim pracodawca – ma obowiązek udzielenia informacji osobie, której dane dotyczą w trybie określonym w ustawie o ochronie danych osobowych i RODO.
Czy pracodawca może przetwarzać informacje o relacjach rodzinnych, osobistych łączących zatrudnione osoby?
Tak, jeśli jest to uzasadnione, a pracownik udzielił zgodę np. ZFFŚ lub w ramach pracowniczych kart lojalnościowych, obejmujących również członków rodzin.
Czy pracodawca, podejrzewając byłego pracownika o pisemny donos, może wykorzystać dokumenty, zawarte w jego aktach osobowych, w celu sporządzenie ekspertyzy grafologicznej?
Nie, gdyż istnieje brak podstaw prawnych do takiego działania. Zebrane informacji w związku z jego zatrudnieniem, winny być przetwarzane wyłącznie w tym celu, a po jego ustaniu może je wykorzystywać tylko i wyłącznie dla celów archiwalnych.
Czy wyniki obowiązujących badań lekarskich, mogą zostać wydane pracodawcy?
Nie, gdyż przepisy prawa zezwalają tylko na wydanie zaświadczenia o braku przeciwwskazań lub o istnieniu przeciwwskazań zdrowotnych danego pracownika do wykonywania określonych czynności na stanowisku pracy. Wyniki nie, lecz samo potwierdzenie dopuszczenia lub nie do pracy – tak.
Czy w obowiązującym prawie – noszenie przez pracowników identyfikatorów narusza przepisy ustawy?
Nie, jeżeli wynika to z wewnętrznych przepisów, obowiązujących w zakładzie pracy. W takim przypadku, owa czynność nie jest sprzeczna z ustawa o ochronie danych osobowych.
Jakich danych osobowych może żądać pracodawca, od pracowników ubiegających się o zatrudnienie?
Wszystkie dane, które mogą być wykorzystywane podczas ubiegania się o zatrudnienie reguluje Kodeks Pracy.
Czy związek zawodowy ma prawo pozyskać od pracodawcy imienną listę wynagrodzeń wszystkich pracowników?
Nie, gdyż żaden przepis prawa nie daje związkom zawodowym takiego uprawnienia. Informacje o wynagrodzeniu, należą do kategorii dóbr osobistych, które są chronione przepisami ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks Cywilny i żaden przepis ustawy o związkach zawodowych nie zezwala na ich udostępnienie. Związki zawodowe wykorzystują jednak pewną interpretację, żądając informacji o wynagrodzeniu na konkretnym stanowisku. Problem jest, gdy tylko jedna osoba, piastuje ów funkcję i można łatwo ustalić jej personalia. To jeden ze sporów, który trwa do dzisiaj. Można by przyjąć, że informacje można uzyskać w zakresie stanowiska, jeśli jednak połączymy i zbudujemy przetworzoną wiadomość, że Jan Kowalski zarabia X zł, to ten kto się tego dopuścił, narusza dobra osobiste i dane osobowe. Z drugiej jednak strony, nie trzeba szczególnej bystrości by połączyć takie dwie informacje 🙂 A jakie jest Twoje zdanie?