Czym się różni rejestr osób, od rejestru użytkowników?

Osoby, a użytkownicy

Rejestry


Coś więcej o dedykowanym narzędziu do wdrożenia RODO. Poniżej przekonasz się o różnicy pomiędzy osobom, a użytkownikiem. Zostaniesz poinformowany, jak dodać pracownika, użytkownika, przypisać osoby, resetowaniu hasła, a także limitach, w pakiecie. Zapraszamy do krótkiej lektury.

biznesmen

Czym się różni rejestr osób, od rejestru użytkowników?

Trochę teorii…

Definicja użytkownika = osoba, która posiada płatne konto w aplikacji Kryptos72, umożliwiające zalogowanie do aplikacji i z niej aktywne korzystanie.
Definicja osoby = pracownik, stażysta, upoważniony lub dowolna inna osoba, którą chcemy wprowadzić do rejestru Zasobów Ludzkich systemu zarządzania bezpieczeństwem (w tym ochroną danych osobowych).
Czyli, np. dla osób wystawiamy upoważnienia i ten rejestr najczęściej odpowiada rejestrowi osób upoważnionych, zaś użytkownicy to osoby, którym aktywowaliśmy dostęp do Kryptos72 np. w celu realizacji szkolenia online, umożliwienia zgłaszania incydentów, dostępu do aktualnych dokumentów oraz do zadań z możliwością złożenia e-podpisu.

Jak dodać pracownika?

Wystarczy wybrać w lewym menu zakładkę Osoby, a następnie Zasoby ludzkie. Następnie korzystając z podstawowych funkcjonalności dostępnych dla każdego rejestru, dodajemy nowy wpis. To wszystko.

Jak zaimportować listę pracowników?

Przygotuj plik w formacie .xls (jest to rozszerzenie arkusza kalkulacyjnego np. Microsoft Excel). Następnie zaloguj się do systemu na konto, które ma uprawnienia do dodawania pracowników. Wtedy otwórz adres https://IdentyfikatorTwojegoSystemu.kryptos72.com/csvimport, w kolejnym kroku wybierz przygotowany wcześniej plik i określ z rejestrów miejsce, do którego chcesz zaimportować wpisy np. „Pracownicy” tj. Zasoby Ludzkie. W ostatniej czynności system pozwala dopasować kolumny do pól w systemie Kryptos72. Zatwierdź operacje. Gratulujemy zaimportowania wpisów 😊

Ciekawostka: Funkcję importu możesz wykorzystać dla dowolnego innego rejestru w systemie. Równie dobrze możesz importować czynności przetwarzania, zasoby, podstawy prawne itd. By to zrobić, analogicznie, jak powyżej wykonaj wszystkie kroki, jedyna zmiana to wybór odpowiedniego rejestru docelowego.

Jak dodać użytkownika?

Przejdź do zakładki Osoby, a następnie do Rejestru Użytkowników. Kliknij „Dodaj”, a zobaczysz formularz aktywowania dodatkowego konta w systemie Kryptos72. Wprowadź podstawowe dane, czyli: imię, nazwisko, adres e-mail oraz wprowadź opcjonalnie e-mail do powiadomień oraz numer telefonu – umożliwi to wysyłanie powiadomień do pracownika np. o dostępnym nowym szkoleniu lub monit, o przeterminowanym zadaniu. Wybierz Typ Konta dla nowego użytkownika, jeśli chcesz możesz również przypisać pracownika. Potwierdź operację dodania nowego użytkownika. Gratulujemy!

Przypisanie pracownika

W Kryptos72, by utworzyć aktywne konto dla pracownika, należy mieć konto użytkownika oraz dodanego pracownika w Zasobach Ludzkich. Wtedy w oknie dodawania użytkownika, można zaznaczyć, który z pracowników ma być przypisany do tego konta. W danym momencie, tylko jedno konto użytkownika, może być połączone tylko z jednym kontem pracownika. Dzięki takiemu przypisaniu system będzie identyfikował np. wykonane zadania, złożone podpisy przez konkretnego Pracownika.
Ciekawostka. Wiele systemów ma problem, jeśli pracownik zmienia nazwisko. W systemie Kryptos72, wystarczy edytować nazwisko (system zapisze zmianę w historii) oraz automatycznie uaktualni, dane, jakimi będzie posługiwał się pracownik, korzystając z konta.

Reset hasła, czyli w jaki sposób przekazać dostęp dla nowego użytkownika do systemu?

Administrator ma dwie możliwości przekazania dostępu do systemu dla dodanego użytkownika. Opcja pierwsza, umożliwia wygenerowanie dokumentu aktywacyjnego z jednorazowym hasłem, by wydrukować i przekazać pracownikowi. Analogicznie, jak pakiet aktywacyjny, który otrzymujemy np. w banku. Druga możliwość, jest znacznie prostsza i szybsza. Po zatwierdzeniu, dane dostępowe zostaną wysłane na email, w podanym w formularzu dodawania użytkownika. Po pierwszym zalogowaniu, system zawsze wymusza zmianę hasła.
Ciekawostka. Możesz zaznaczyć wiele osób i kliknąć na ikonę kłódki pod tabelą. Wtedy system przygotuje pakiety aktywacyjne dla wielu pracowników. Będziesz mógł pobrać zbiorczy plik PDF, żeby wydrukować.
Dostępny limit kont
Po prawej stronie możesz zobaczyć, ile kont danego typu obecnie używasz i na jaką pozwala konkretny limit. Na tym przykładzie obecnie używasz jednego konta Expert i jednego Mini, zaś limit pozwala na dodanie dodatkowych: 3 kont Expert, 4 kont Pro i 3 kont Mini. Jeśli chcesz zwiększyć limit, przejdź do kryptos72.com/sklep określ ilość, a następnie wykup wyższy pakiet.

Dostępny limit kont

Po prawej stronie możesz zobaczyć, ile kont danego typu obecnie używasz i na jaką pozwala konkretny limit. Na tym przykładzie obecnie używasz jednego konta Expert i jednego Mini, zaś limit pozwala na dodanie dodatkowych: 3 kont Expert, 4 kont Pro i 3 kont Mini. Jeśli chcesz zwiększyć limit, przejdź do kryptos72.com/sklep określ ilość, a następnie wykup wyższy pakiet.

Najczęściej zadawane pytania

Jeśli usunę użytkownika mogę na jego miejsce dodać innego?
Tak, po usunięciu zostaje zwolniona jedna z licencji i możesz ją wykorzystać dla innego użytkownika. Dzięki temu oszczędzasz.
Jeżeli usunę użytkownika, to pracownik zostanie usunięty automatycznie?
Nie. Te dwa rejestry w tym zakresie działają niezależnie. Tak samo usuwając pracownika, konto użytkownika będzie nadal aktywne. Jednak bez możliwości identyfikacji danej osoby, występującej np. w dokumentach lub upoważnieniach.

Zapoznałem się i akceptuję Klauzulę Informacyjną oraz Regulamin Newsletter

Dodaj komentarz

Zapoznałem się i akceptuję Klauzulę Informacyjną oraz Regulamin Newsletter

FreshMail.pl
 

FreshMail.pl
 

Formularz Zapisu

Zapoznałem się i akceptuję Klauzulę Informacyjną oraz Regulamin Newsletter

FreshMail.pl