FreshMail.pl
FreshMail.pl
Pierwsze uruchomienie Kryptos72

Start z programem do RODO

Witaj! Mam na imię

Kryptos72.

Zakładamy, że czytając ten artykuł, masz już aktywowaną wersję TRIAL. Jeśli jeszcze tego nie zrobiłeś, to odbierz bezpłatny dostęp do programu, z którym zbierzesz dowody. W takim razie zaczynajmy!

Znajdziesz tutaj informacje, jak szybko i efektywnie, zacząć działać z wykorzystaniem możliwości programu do RODO. Samouczek, składa się z dwóch części. W pierwszej opisujemy jak zbudować system ochrony danych osobowych od zera. Druga, dedykowana jest administratorom, którzy wdrożenie RODO mają już za sobą, a obecnie zależy im na realizacji wdrożonych procedur.

biznesmen

Szybkie Wdrożenie RODO

Jest możliwe tylko z Kryptos72

Już masz swoje wymarzone narzędzie do realizacji zasad RODO. Dzięki niemu opracujesz dokumentację, wymagane rejestry, a nawet przeszkolisz pracowników.

Zestaw zapisów i procedur, połączony w sieć odnośników to Twoja dynamiczna polityka bezpieczeństwa. Gdy jeszcze lepiej poznasz system, będziesz mógł np. wyznaczyć osoby odpowiedzialne za moderacje poszczególnych składników polityki. Kto inny odpowiada za aktualizacje procedury zmiany haseł, a ktoś inny odpowiada za politykę kluczy tj. dostępu do obiektów.

Procedury i Zapisy

Polityka ochrony informacji, w tym danych osobowych składa się z procedur, zapisów oraz różnych innych dokumentów wykonawczych i załączników. Przejdź do zakładki „Polityka bezpieczeństwa”, tam znajdziesz kolejne odnośniki, umożliwiające zbudowanie własnej polityki, np. zacznij od dodania procedur w widoku „Procedury”.

Kolejno dodaj „Zapisy” jakie powinny znaleźć się w Twojej polityce. Na koniec przejdź do „Polityki bezpieczeństwa” i dodaj swoją pierwszą politykę, możesz skorzystać z dodanych procedur. Trudne pojęcia, wymagające doprecyzowania dodaj do słownika „Definicje”. To wszystko.

Zestaw zapisów i procedur, połączony w sieć odnośników to Twoja dynamiczna polityka bezpieczeństwa. Gdy jeszcze lepiej poznasz system, będziesz mógł np. wyznaczyć osoby odpowiedzialne za moderacje poszczególnych składników polityki. Kto inny odpowiada za aktualizacje procedury zmiany haseł, a ktoś inny odpowiada za politykę kluczy tj. dostępu do obiektów.

Dokumenty wersjonowane

Jeśli już masz gotowe pliki polityk, regulaminów, instrukcji – po prostu je dodaj do tego modułu. Dzięki temu stworzysz bazę wiedzy, którą możesz udostępnić innym użytkownikom oraz dzięki zarzadzaniu wersjami, zapanujesz nad modyfikacjami i poprawkami.

Możesz już teraz wysłać pierwsze zadanie do innych użytkowników, by potwierdzili zapoznanie się z tymi dokumentami. Wysyłanie zadań omówimy wkrótce. By to zrobić wybierz z menu „Polityka bezpieczeństwa” i dalej „Dokumenty wersjonowane”.

Zawsze możesz zbudować dokumentację strukturalną, która gwarantuje pełną elastyczność. Dzięki takiemu podejściu możesz przypisać konkretne procedury do konkretnych stanowisk. Jak to zrobić, przeczytasz w części „Dla tych co nie mają jeszcze polityki…”.

Zasoby Ludzkie

By zrealizować rozliczalność, dodaj listę wszystkich osób, które biorą udział w przetwarzaniu danych osobowych. Chodzi głównie o aktualnych pracowników, stażystów oraz współpracowników. W tym celu wybierz z menu „Osoby”, a następnie „Zasoby ludzkie”.

Rejestr Czynności Przetwarzania

Obowiązek informacyjny tj. przygotowanie klauzul informujących jakie dane osobowe przetwarzamy, to jeden z podstawowych obowiązków RODO. Zanim je jednak utworzysz, zalecamy przeprowadzenie identyfikacji czynności przetwarzania.

Klauzule informacyjne

Przechodząc do „Polityka bezpieczeństwa”, a dalej „Klauzule informacyjne”, możesz zrealizować kolejny ważny obowiązek RODO. Utwórz informacje dla pracowników, klientów oraz innych osób, których dane przetwarzasz by poinformować ich o celu, zakresie, czasie przetwarzania oraz dostępnych dla nich prawach. Nie zapomnij również o informacji o ewentualnym zautomatyzowanym przetwarzaniu i profilowaniu.

Upoważnienia i Epodpis

Najszybciej jak skorzystasz z domyślnych szablonów w systemie. Przygotowaliśmy dla Ciebie szablon upoważnienia (nadania uprawnień), szablon oświadczenia o przestrzeganiu zasad oraz szablon okresowego oświadczenia o stanie ochrony danych na poszczególnym stanowisku pracy.

Następnie nad tabelą rejestru uprawnień po prawej stronie, wybierz przycisk „Dokumenty oczekujące”. To tutaj dostępne są aktualne wersje dokumentów, wygenerowane przez system, na podstawie wprowadzonych zmian. To jeszcze nie są oficjalne upoważnienia, to jedynie szkice. Możesz je wydrukować lub wrócić do edycji szablonu lub uprawnień, by wprowadzić zmiany, a system zaktualizuje je automatycznie.

Kolejny krok, to zaznaczenie dokumentów do akceptacji oraz kliknięcie pod tabelą przycisku „Utwórz zaznaczone dokumenty”, po podaniu daty aktualizacji, dokumenty są gotowe i czekają w zakładce „Dokumenty”, a dalej „Osobowe”. Tam znajdziesz „zaksięgowane” dokumenty z nadanym unikalnym numerem. To oficjalne dokumenty personalne dla Twojej organizacji, związane z bezpieczeństwem informacji.

Możesz je przejrzeć, zmodyfikować lub dodać własne w zakładce „Dokumenty” -> „Szablony”.

Zadania

By w pełni dostrzec korzyści ze skorzystania z domyślnych zadań lub utworzenie własnych. System np. będzie automatycznie wysyłał zadanie z nowym upoważnieniem, jeśli zostanie ono zaktualizowane i zatwierdzone.

Użytkownicy

By móc udostępnić utworzone dokumenty, szkolenie, zadanie zapoznania się z dokumentacją itd. musisz aktywować konta dla użytkowników.

W trakcie dodawania warto jest dodać adres e-mail, dzięki temu umożliwisz reset hasła oraz logowanie własnym adresem email.

Zapoznałem się i akceptuję Klauzulę Informacyjną oraz Regulamin Newsletter

Tags:

Dodaj komentarz

Zapoznałem się i akceptuję Klauzulę Informacyjną oraz Regulamin Newsletter

FreshMail.pl
 

FreshMail.pl
 

Formularz Zapisu

Zapoznałem się i akceptuję Klauzulę Informacyjną oraz Regulamin Newsletter

FreshMail.pl