Klienci Kryptos72 – 10 rzeczy, dzięki którym decydują się na Nasz wybór
#1 Kompleksowość i rozliczalność
Z
daniem większość naszych Klientów, zdecydowali się na narzędzie, by zapewnić rozliczalność zgodnie z Art. 5 RODO. Realizacja niniejszej zasady jest nie lada wyzwaniem dla administratorów danych, gdzie przetwarzanie danych osobowych odbywa się zwłaszcza w wielu obszarach prowadzonej działalności. Jako najbardziej rozbudowany program do rodo, który udostępnia ponad 100 modułów, zasłużyliśmy na miano najbardziej kompleksowego narzędzia nie tylko dla inspektorów ochrony danych osobowych, ale dla każdej osoby przetwarzającej dane osobowe.
#2 Najlepsze upoważnienia
Niedoścignionym modułem, który został zbudowany jako pierwszy, jest funkcjonalność nadawania upoważnień oraz projektowania innych dokumentów osobowych, związanych z poufnością i bezpieczeństwem informacji. Dzięki kreatorze szablonów, możliwości importu dotychczasowych szablonów z Microsoft Office/OpenOffice, w szybki sposób możemy zinformatyzować ten proces. Kryptos72 zawiera nie tylko zaawansowane funkcje dostępne w najlepszych systemach obiegu dokumentów, ale dodatkowo jest dedykowany do konkretnego celu. Do zarządzania dokumentami przetwarzania danych osobowych – możesz go zintegrować ze swoimi narzędziami np. poprzez nadawane automatycznie dla każdego dokumentu kody kreskowe.
Klienci kryptos72: Możliwość testowania oprogramowania zupełnie za darmo, przekona Cię do funkcjonalności oraz zastosowania programu, w Twojej jednostce. Przejdź do “trial” i zarejestruj swój Kryptos.
#3 Szkice i archiwum dokumentów
Jeszcze raz o dokumentach, ale w nieco innym aspekcie. Zdaniem naszych Klientów, bezcenną funkcją jest pełne archiwum dokumentów oraz raporty o zmianach. Aplikacja umożliwia prześledzenie pełnej ścieżki nadawania uprawnień i odnalezienie informacji kto, w danym momencie miał do czego dostęp. Tylko Kryptos72 udostępnia statusy dokumentów, np. dokument oczekujący wymaga dodatkowego zatwierdzenia przed „zaksięgowaniem”. A obrót jednym upoważnieniem tj. poprzednie upoważnienie traci moc i aktualne jest nowe; gwarantując porządek i przejrzystość.
Moduł projektowania dokumentów, umożliwia tworzenie nie tylko upoważnień do czynności, procesów, zasobów i systemów. Dzięki kreatorze dokumentów osobowych, wygenerujesz oświadczenia o zachowaniu poufności, przestrzeganiu polityki, oświadczenia okresowe o zmianie hasła, oświadczenia o powiadomieniu o wszystkich incydentach, a nawet specyficzne oświadczenia, jak np. dla członków komisji wyborczych lub zespołów audytowych.
#4 Szkolenia z egzaminami
Jeden z Klientów powiedział następująco: „Czy masz zasoby, by zapewnić dla każdego nowego pracownika (oraz przy zmianie dotychczasowego zakresu obowiązków) szkolenia? Bo ja nie, dlatego wybrałem Waszego Kryptosa.”. Mało tego, obowiązkowe szkolenie dotyczy również praktykantów lub stażystów, analogicznie do BHP. Realizując szkolenie (niestety) bierzemy również odpowiedzialność za jego jakość i kompetencje.
Dlatego jednym z najczęściej używanych regularnie modułów jest system szkoleń elearningowych z egzaminami, wydawaniem certyfikatów oraz możliwością dodawania własnych szkoleń i używania tej funkcjonalności do własnych celów. „Przeważnie na szkolenia zewnętrzne wysyłamy 1-2 pracowników, którzy wracają z materiałami. To przydatne, że możemy je wrzucić do Kryptosa i udostępnić zadaniem dla wszystkich. To tak, jakby na szkoleniu byli wszyscy Nasi pracownicy.”
#5 Workflow, zadania, epodpis
Pracownik po zapoznaniu się, przechodzi krótki test. Jeśli nie zda go, to ponawia do momentu, aż zaliczy pozytywnie. Dalej ukazuje się kolejne zadanie: „Zapoznaj się z polityką systemu ochrony informacji oraz polityką ochrony tajemnicy przedsiębiorstwa itp.”. Pracownik zaznacza pole, że zapoznał się, a system dodatkowo prosi go o potwierdzenie epodpisem wewnętrznym Kryptos72 (unikalna forma dodatkowej weryfikacji). Następne zadanie to: „Oświadczenie”. Nowy pracownik składa elektroniczne oświadczenie woli takie samo, jak podpis, ale z dodatkową weryfikacją tożsamości epodpisem Kryptos72. Na koniec przełożony, Kadrowa, Informatyk, IODO itd. otrzymują powiadomienie, że nowy pracownik został przygotowany. Dodatkowo system generuje dla niego personalny certyfikat wiedzy. Następnie osoba umocowana do wydawania upoważnień, może pobrać dotychczasowy zakres szczegółowych upoważnień i nadać analogiczne nowemu pracownikowi, ewentualnie wprowadzając drobne zmiany. Po wszystkim system wyśle zadanie z upoważnieniem do nowego pracownika wraz z powiadomieniem, by potwierdził on odbiór. Na tej podstawie system aktualizuje rejestr nadawanych upoważnień. [6 minut].
Podsumowanie: Organizacja poświęciła 9-12 minut swojego czasu, realizując: zapoznanie z klauzulami, szkolenie, egzamin – poświadczenie kompetencji, przekazując certyfikat, zapoznając z dokumentacją firmy i regulaminami, zbierając oświadczenie, tworząc rejestry z unikalnymi numerami oraz zbierając konkretne dowody na realizację RODO oraz wewnętrznych procedur. To jeszcze nie wszystko! Pracownik może zalogować się i ma dostęp do szkolenia, regulaminów, polityk i ma możliwość zgłoszenia incydentów. Mówiąc językiem potocznym: „Mamy załatwione RODO”. Klienci Kryptos72: „Proszę Państwo to nie tylko oszczędność czasu, ale również pieniędzy!”
**Ciekawostka: wprowadzenie kolejnej zmiany w upoważnieniu, z przekazaniem, podpisami, wysłaniem powiadomienia, trwa około 3 minuty.
#6 Pomoc praktyka 24h/7
Miejsce szóste, zdaniem naszych Klientów. Jako jedyna firma w branży zapewniamy dostęp do Asystenta 24h/7 w cenie nawet najniższego pakietu. Ta niewiarygodna korzyść, wyniknęła ze współpracy z koncernem IBM w roku 2019. Poprzez livechat, możesz zadać nam nieskończoną ilość zapytań. A średni czas odpowiedzi na Twoje pytanie zgodnie ze statystykami za pierwszy kwartał 2019 roku, wynosi 92s. Wg nas, tak niska pozycja w tym rankingu wynika z tego, że ta funkcja jest jeszcze mało znana i nowa. Liczymy na top3 ?
#7 Filtry i inteligentny import
Możliwość importu danych zewnętrznych do dowolnego modułu to standard w dzisiejszych czasach, ale możliwość przypisania kolumn do konkretnych pól już nie jest oczywista. Kryptos72 posiada taką funkcję. Gdy już zaimportujemy dane, mamy możliwość tworzenia indywidualnych filtrów, wyświetlających wyłącznie te informacje, które potrzebujemy w danej sytuacji. Gdy określimy filtr z wieloma warunkami logicznymi, możemy go zapisać, by jednym kliknięciem użyć w przyszłości. Również możemy udostępnić stworzony przez nas filtr, innym użytkownikom. Zobacz także: jak RODO wpływa na pocztę e-mail.
#8 Personalizacja i elastyczność
Przez lata budowania systemów bezpieczeństwa informacji, nauczyliśmy się, że każdy Klient posiada elementy systemu ochrony danych osobowych. Wiele procedur działa świetne od wielu lat, po co je więc na siłę zmieniać, tylko dlatego bo zewnętrzny ekspert ma inny styl pracy i nie ma czasu na dopasowanie, ale preferuje przekazać dokumentacje na swoim wzorze. Kryptos72 umożliwia dopasowanie do Klienta, import i implementację pojęć używanych przez specyficzne branże. Takie podejście czyni nas, elastycznym systemem, gotowym do wdrożenia w Twojej organizacji. Dziękujemy, ze tak wielu z Was, zauważa, że przywiązujemy do tej kwestii tak wielką wagę.
#9 Baza szablonów
Po co tracić czas i zastanawiać się dniami nad opisywaniem niektórych czynności, które opisał jeden z naszych ekspertów i możesz ich użyć sam. Zawsze łatwiej jest wzorować się na czymś, niż zbudować od zera. Korzystamy z różnych źródeł, nie tylko polskich. Dzięki doświadczeniu w wielu branżach i użytkownikom, którzy zgodzili się podzielić swoją pracą, udostępniamy największą bazę szablonów RODO w Polsce, która na koniec roku 2018, liczyła ponad 118 000 elementów.
#10 Nieustanny rozwój i wysoka jakość
Każdego tygodnia wprowadzamy jedną nową funkcję, której autorami są najczęściej Klienci Kryptos72. Od razu dostarczając materiały dydaktyczne dla zainteresowanych oraz film, obrazujący jej działanie.
Naszym marzeniem jest uruchomienie algorytmów audytowych, analizujących informacje wprowadzone w Kryptos72 i przygotowanie odpowiednich analiz o jakości wdrożonego systemu w sposób zautomatyzowany. Kryptos72 to misja zwiększania wydajności i jakości, w zarządzaniu bezpieczeństwem informacji. Realizujemy ją dzięki Tobie. Chcesz wypróbować całą funkcjonalność program do RODO? Zarejestruj bezpłatny TRIAL.