J
uż masz swoje wymarzone narzędzie do realizacji zasad RODO. Dzięki niemu opracujesz dokumentację, wymagane rejestry, a nawet przeszkolisz pracowników.
Zestaw zapisów i procedur, połączony w sieć odnośników to Twoja dynamiczna polityka bezpieczeństwa. Gdy jeszcze lepiej poznasz system, będziesz mógł np. wyznaczyć osoby odpowiedzialne za moderacje poszczególnych składników polityki. Kto inny odpowiada za aktualizacje procedury zmiany haseł, a ktoś inny odpowiada za politykę kluczy tj. dostępu do obiektów.
Szybkie wdrożenie RODO, czyli procedury i zapisy
Polityka ochrony informacji, w tym danych osobowych składa się z procedur, zapisów oraz różnych innych dokumentów wykonawczych i załączników. Przejdź do zakładki „Polityka bezpieczeństwa”, tam znajdziesz kolejne odnośniki, umożliwiające zbudowanie własnej polityki, np. zacznij od dodania procedur w widoku „Procedury”.
Kolejno dodaj „Zapisy” jakie powinny znaleźć się w Twojej polityce. Na koniec przejdź do „Polityki bezpieczeństwa” i dodaj swoją pierwszą politykę, możesz skorzystać z dodanych procedur. Trudne pojęcia, wymagające doprecyzowania dodaj do słownika „Definicje”. To wszystko składa się na szybkie wdrożenie RODO.
Zestaw zapisów i procedur, połączony w sieć odnośników to Twoja dynamiczna polityka bezpieczeństwa. Gdy jeszcze lepiej poznasz system, będziesz mógł np. wyznaczyć osoby odpowiedzialne za moderacje poszczególnych składników polityki. Kto inny odpowiada za aktualizacje procedury zmiany haseł, a ktoś inny odpowiada za politykę kluczy tj. dostępu do obiektów.
Dokumenty wersjonowane
Jeśli już masz gotowe pliki polityk, regulaminów, instrukcji – po prostu je dodaj do tego modułu. Dzięki temu stworzysz bazę wiedzy, którą możesz udostępnić innym użytkownikom oraz dzięki zarządzaniu wersjami, zapanujesz nad modyfikacjami i poprawkami.
Możesz już teraz wysłać pierwsze zadanie do innych użytkowników, by potwierdzili zapoznanie się z tymi dokumentami. Wysyłanie zadań omówimy wkrótce. By to zrobić wybierz z menu „Polityka bezpieczeństwa” i dalej „Dokumenty wersjonowane”. Program do RODO – zarejestruj swój TRIAL i zapoznaj się z dokumentami wersjonowanymi.
Zasoby Ludzkie i rejestr czynności przetwarzania
By zrealizować rozliczalność, dodaj listę wszystkich osób, które biorą udział w przetwarzaniu danych osobowych. Chodzi głównie o aktualnych pracowników, stażystów oraz współpracowników. W tym celu wybierz z menu „Osoby”, a następnie „Zasoby ludzkie”.
Obowiązek informacyjny tj. przygotowanie klauzul informujących jakie dane osobowe przetwarzamy, to jeden z podstawowych obowiązków RODO. Zanim je jednak utworzysz, zalecamy przeprowadzenie identyfikacji czynności przetwarzania.
Klauzule informacyjne, upoważnienia i e-podpis – szybkie wdrożenie RODO
Przechodząc do „Polityka bezpieczeństwa”, a dalej „Klauzule informacyjne”, możesz zrealizować kolejny ważny obowiązek RODO. Utwórz informacje dla pracowników, klientów oraz innych osób, których dane przetwarzasz by poinformować ich o celu, zakresie, czasie przetwarzania oraz dostępnych dla nich prawach. Nie zapomnij również o informacji o ewentualnym zautomatyzowanym przetwarzaniu i profilowaniu.
Najszybciej jak skorzystasz z domyślnych szablonów w systemie. Przygotowaliśmy dla Ciebie szablon upoważnienia (nadania uprawnień), szablon oświadczenia o przestrzeganiu zasad oraz szablon okresowego oświadczenia o stanie ochrony danych na poszczególnym stanowisku pracy.
Następnie nad tabelą rejestru uprawnień po prawej stronie, wybierz przycisk „Dokumenty oczekujące”. To tutaj dostępne są aktualne wersje dokumentów, wygenerowane przez system, na podstawie wprowadzonych zmian. To jeszcze nie są oficjalne upoważnienia, to jedynie szkice. Możesz je wydrukować lub wrócić do edycji szablonu lub uprawnień, by wprowadzić zmiany, a system zaktualizuje je automatycznie.
Kolejny krok, to zaznaczenie dokumentów do akceptacji oraz kliknięcie pod tabelą przycisku „Utwórz zaznaczone dokumenty”, po podaniu daty aktualizacji, dokumenty są gotowe i czekają w zakładce „Dokumenty”, a dalej „Osobowe”. Tam znajdziesz „zaksięgowane” dokumenty z nadanym unikalnym numerem. To oficjalne dokumenty personalne dla Twojej organizacji, związane z bezpieczeństwem informacji.
Możesz je przejrzeć, zmodyfikować lub dodać własne w zakładce „Dokumenty” -> „Szablony”.
Zadania i użytkownicy
By w pełni dostrzec korzyści ze skorzystania z domyślnych zadań lub utworzenie własnych. System np. będzie automatycznie wysyłał zadanie z nowym upoważnieniem, jeśli zostanie ono zaktualizowane i zatwierdzone.
Żeby móc udostępnić utworzone dokumenty, szkolenie, zadanie zapoznania się z dokumentacją itd. musisz aktywować konta dla użytkowników. Poznaj zadania, obowiązki IOD.
W trakcie dodawania warto jest dodać adres e-mail, dzięki temu umożliwisz reset hasła oraz logowanie własnym adresem email.